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活用ガイド実践編その1

活用ガイド実践編その1でできるようになること

活用ガイド実践編その1では、下記の4つの機能について説明しています。
活用ガイド実践編その1に沿って実際の操作を一通り体験することで、より実践的な活用方法が具体的にイメージできるようになります。
所要時間の目安は60分です。
活用ガイド実践編その1の活用の前に、活用ガイド入門編を一読することをおすすめします。

A. 条件分岐を設定する

B. 承認処理を設定する

C. 並行処理を設定する

D. 担当者を割り当てる

flowzooの5つの手順

活用ガイド入門編と同様に次の5つの手順で進めます。

1. ライブラリの作成
2. テンプレートの作成と編集
3. テンプレートのプレビューとプロセスの開始
4. プロセスとタスクの表示
5. プロセスとタスクの実行

業務の設定例

活用ガイド実践編その1では、活用ガイド入門編と同様に基本的な手順の説明に加え、実際の業務を想定した設定例を提供します。
設定例を活用することによりflowzooの理解を深めることが可能になります。

下図のオレンジ色で示した部分が新たに付け加えた業務設定となり、例として用います。
活用ガイド入門編で作成したテンプレート「商品受注業務」を流用し追加で設定を行うことを想定しています。
オレンジ色部分が新たに付け加えた業務設定です。

ユーザーの想定と準備

営業部のD部長、Aさん、Bさんおよび商品部のCさんに相当する4人のユーザーを想定します。
ユーザーの追加が必要な場合は、ユーザーを管理するを参照してユーザーの追加作業を行ってください。

1. ライブラリの作成

手順

ライブラリの作成は終了しています。
活用ガイド入門編で作成したテンプレートをコピーし、テンプレートを準備します。
ライブラリの詳細は、ライブラリについてを参照してください。

業務設定例に沿って進める場合

1. メインメニューの［テンプレート］をクリックし、表示されるライブラリの中から［営業部（テスト）］をクリックします。
2. 活用ガイド入門編で作成したテンプレート［商品受注業務］が表示されるのでコピーします。
3. 作成された［商品受注業務のコピー］を開き、テンプレート編集画面のタイトルバーにある［テンプレート名］の欄を編集し［商品受注業務のコピー］を「商品受注業務 実践その1」に名前を変更します。

2. テンプレートの作成と編集

手順

1. 追加するタスクの事前整理を行います。
2. まとまりのある作業をタスクとして追加し設定します。
   タスクを追加するを参照してください。
3. タスク内にコンテンツとフォームを追加し設定します。
   コンテンツやフォームを追加する、コンテンツやフォームの設定をするを参照してください。

業務設定例に沿って進める場合

1. 追加するタスクの事前整理を行う

下記 A～Dの4つの設定のあらましについて事前におさらいします。具体的な手順については、2. タスクの追加を行う以降を参照してください。

　A. 条件分岐を設定する

• タスク「在庫確認を依頼」を追加します。
• 在庫があった場合の「在庫引当の返信」タスク、在庫がなかった場合の「仕入れ」タスクを「在庫の確認」タスクの後ろに追加挿入します。順序はどちらが先でも構いません。
• 条件分岐の設定を行います。

　B. 承認処理を設定する

• 「承認」タスクを追加します。
• 「承認」タスクの前に「すべての取引条件の最終確認」タスクを追加します。営業部D部長が差し戻す場合の差し戻し先としての役割を持たせます。
• 2つのタスクに担当者を割り当てます。詳しくは、D.担当者を割り当てるを参照してください。

　C. 並行処理を設定する

• 「出荷」タスク、「売上実績の入力」タスクに対して、並行処理の設定を行います。

　D. 担当者を割り当てる

• 各タスクに担当者を割り当てます。

2. タスクの追加を行う

1. タスク「取引条件の確認」の後ろにタスク「在庫確認を依頼」を追加します。
2. タスク「在庫の確認」の後ろにタスク「在庫引当の返信」を追加します。
3. タスク「在庫引当の返信」の後ろにタスク「仕入れ」を追加します。
4. タスク「仕入れ」の後ろにタスク「すべての取引条件の最終確認」を追加します。
5. タスク「すべての取引条件の最終確認」の後ろにタスク「承認」を追加します。

エラーマークが表示されますが気にせず進めてください。後の手順で解消します。
タスクの順序を変更する場合はテンプレートを作成、編集する（タスクリスト）を参照してください。

3. 変更・追加したタスク内のコンテンツとフォームを設定します。

　A. 条件分岐を設定する

　A-1. タスク「在庫確認を依頼」タスクに対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから［メール送信フォーム］を挿入します。
2. メール送信フォームの［メール送信フォームのメッセージを設定］に「商品部に在庫確認の依頼を行う」と入力します。
3. メール送信フォームの［To］に、商品部Cさんのメールアドレスを入力します。
4. メール送信フォームの［件名］に「在庫確認の依頼」と入力します。
5. メール送信フォームのメール本文の欄に
   商品部Cさん
   
   営業部〇〇です。
   〇〇からの注文商品の在庫確認をお願いします。注文書を添付します。
   
   営業部〇〇
   と入力します。

　A-2. タスク「在庫の確認」に対して以下の設定を行います。

1. 活用ガイド入門編で挿入したサブタスクの「在庫を確認すること」を削除し、代わりに編集メニューから［項目選択］を追加します。
2. ［項目選択］の［項目選択のメッセージを設定］に「在庫を確認すること」と入力します。
3. 編集メニューにある［表示方法］が［択一選択(ラジオ)］であることを確認します。
4. 編集メニューにある［選択項目の設定］に
5. 「在庫あり」「在庫なし」と縦に並べて入力し、［変更を確定］をクリックします。

　A-3. タスク「在庫引当の返信」に対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから［メール送信フォーム］を挿入します。
2. メール送信フォームの［メール送信フォームのメッセージを設定］に「在庫引当の結果を営業部に返信すること」を入力します。
3. メール送信フォームの［To］に、営業部AさんとBさんのメールアドレスを入力します。
   形式はAさんのメールアドレス,Bさんのメールアドレスです。
4. メール送信フォームの［件名］に「在庫ありました」と入力します。
5. メール送信フォームのメール本文の欄に
   営業部〇〇さん
   
   商品部〇〇です。
   〇〇からの注文商品〇〇、〇〇個分の在庫が引当できましたのでお知らせします。
   注文商品〇〇、〇〇個分の在庫は〇〇日まで取り置きしておきます。
   
   商品部C
   と入力します。

　A-4. タスク「仕入れ」に対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから［メッセージ］を挿入します。
2. ［ここにメッセージを設定してください］の欄に
   仕入れ先に連絡し不足する商品の発注を行う
   〇〇関連商品　仕入れ先連絡先：000-0000-0000
   △△関連商品　仕入れ先連絡先：000-0000-0000
   ◇◇関連商品　仕入れ先連絡先：000-0000-0000
   必ず納期を確認すること
   と入力します。
3. 続けて、編集メニューから［サブタスク］を追加します。
4. サブタスクの［サブタスクのメッセージを設定］に「仕入れ時確認事項」と入力します。
5. サブタスクの編集メニューにある［選択項目の設定］に
   商品名確認済み
   数量確認済み
   納期確認済み
   と縦に並べて入力し、［変更を確定］をクリックします。
6. 続けて、編集メニューから［メール送信フォーム］を挿入します。
7. メール送信フォームの［メール送信フォームのメッセージを設定］に「仕入れ手配の完了を連絡する」と入力します。
8. メール送信フォームの［To］に、営業部AさんとBさんのメールアドレスを入力します。
   形式はAさんのメールアドレス,Bさんのメールアドレスです。
9. メール送信フォームの[件名]に「仕入れ手配完了しました」と入力します。
10. メール送信フォームのメール本文の欄に
    営業部〇〇さん
    
    商品部〇〇です。
    〇〇からの注文商品〇〇、〇〇個分の仕入れ手配が完了しましたのでお知らせします。
    仕入れは〇月〇日までに行います。〇〇様と〇月〇日以降納品で調整ください。
    
    商品部C
    と入力します。

　A-5. 条件分岐の設定を行います。

タスク「在庫の確認」の中の［項目選択］フォーム「在庫を確認すること」で選択された条件に基づいて、「在庫あり」が選ばれた場合はタスク「在庫引当の返信」に、「在庫なし」が選ばれた場合はタスク「仕入れ」に分岐する設定を行います。

1. タスク詳細の上部にある［分岐設定］をクリックします。
   この操作は「商品受注業務」テンプレート内のいずれかのタスクが選択されている状態であれば構いません。
2. 分岐設定用画面の下部にある［条件分岐を追加］をクリックします。
3. ［条件分岐1］の［条件］のプルダウンリストから「在庫を確認すること」を選択します。
4. ひとつ下にあるプルダウンリストから「在庫あり」を選択します。
5. ［条件の選択］をクリックし、プルダウンリストから［が選択されたとき］を選択します。
   ［+OR］や［+AND］をクリックする必要はありません。
6. ［実行］のプルダウンリストから［表示］を選択します。
7. ［実行対象のタスクを選択］をクリックしプルダウンリストから「在庫引当の返信」を選択します。
8. ［保存］ボタンをクリックし設定を保存します。
9. 分岐設定用画面の下部にある［+条件分岐を追加］をボタンをクリックし条件を追加します。
10. ［条件分岐2］の［条件］のプルダウンリストから「在庫を確認すること」を選択します。
11. ひとつ下にあるプルダウンリストから「在庫なし」を選択します。
12. ［条件の選択］をクリックしプルダウンリストから［が選択されたとき］を選択します。
    ［+OR］や［+AND］をクリックする必要はありません。
13. ［実行］のプルダウンリストから［表示］を選択します。
14. ［実行対象のタスクを選択］をクリックしプルダウンリストから「仕入れ」を選択します。
15. ［保存］をクリックし設定を保存します。
16. ［閉じる］をクリックして終了です。

　B. 承認処理を設定する

　B-1. タスク「すべての取引条件の最終確認」に対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから［項目選択］を追加します。
2. サブタスクの［項目選択のメッセージを設定］に「商品部から仕入れ手配の連絡を踏まえすべての取引条件の最終確認を行う」と入力します。
3. 編集メニューにある［表示方法］が［択一選択(ラジオ)］であることを確認します。
4. 項目選択の編集メニューにある［選択項目の設定］に「すべての取引条件の最終確認を行った」と入力し、［変更を確定］をクリックします。
   

　B-2. タスク「承認」に対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから［項目選択］を追加します。
2. サブタスクの［項目選択のメッセージを設定］に「承認を行う」と入力します。
3. 項目選択の編集メニューにある［選択項目の設定］に「承認する」と入力し、［変更を確定］をクリックします。

　C. 並行処理を設定する

　C-1. タスク「売上実績の入力」に対して以下の設定を行います。

1. タスク詳細の上部にある［タスクの並行処理］をクリックします。
2. 「出荷」「売上実績の入力」のタスク番号が［9］で括られていることを確認します。

　D. 担当者を割り当てる

　D-1. タスク「取引条件の確認」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

　D-2. タスク「在庫確認を依頼」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

　D-3. タスク「在庫の確認」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から商品部Cさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

　D-4. タスク「在庫引当の返信」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から商品部Cさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

　D-5. タスク「仕入れ」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から商品部Cさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

　D-6. タスク「すべての取引条件の最終確認」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

続けて営業部 D部長を担当者として割り当てる設定を行います。
営業部 D部長が後続のタスク「承認」で差し戻しを行う場合に、営業部 D部長が先行するこのタスクに遡り完了を取り消すことができるようにするためです。
詳しくは、5. プロセスとタスクの実行を参照してください。

　D-7. タスク「承認」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から営業部D部長に相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

　D-8. タスク「受注確定の連絡」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

　D-9. タスク「出荷」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から商品部Cさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

　D-10. タスク「売上実績の入力」に対して以下の設定を行います。

タスク詳細の上部にある［担当］をクリックし、プルダウンリストの中から営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーを選択し、［割り当てる］をクリックします。

3. テンプレートのプレビューとプロセスの開始

手順

1. テンプレートのプレビューを行い、作成したテンプレートの出来栄えや動作を事前に確認します。テンプレートのプレビューについてはプレビューについてを参照してください。
2. テンプレートを実行します。
   テンプレートの実行についてはテンプレートを実行するを参照してください。
   活用ガイド実践編その1では、2つある実行の仕方のうち、［今すぐ実行する］を選択して実行してください。

業務設定例に沿って進める場合

1. テンプレート編集画面のタイトルバーにある［プレビュー］をクリックします。
2. テンプレート編集画面のタイトルバーに表示される［テンプレートを実行］をクリックします。
   テンプレートの実行画面が表示されます。
3. ［プロセス名］に「商品受注業務 実践その1の演習」と入力します。
4. ［プロセスオーナー］をクリックし表示されたユーザーからオーナーを選択します。
   最低でも1ユーザーの選択が必要です。
   ご自身のアドレスを選択してください。
5. ［メンバー］には、営業部D部長、Aさん、Bさんおよび商品部のCさんに相当する4人のユーザーが設定されていることを確認します。
   ［プロセスオーナー］を設定しているユーザーは［メンバー］に表示されません。
6. ［タイムゾーン］、［完了期日］に設定や入力は必要ありません。
7. テンプレートの実行画面の［実行する］をクリックします。
8. 「商品受注業務 実践その1の演習」の［実行プロセス画面］が表示されます。
9. 一旦、メインメニューの［ホーム］をクリックして、ホーム画面を表示させ、次の4.プロセスとタスクの表示に進んでください。

4. プロセスとタスクの表示

手順

プロセスの表示機能を使用して実行中プロセス画面を開きます。、または、タスクの表示機能を使用して実行中プロセス画面を開きます。

業務設定例に沿って進める場合

プロセスの表示

1. メインメニュー内の［プロセス］をクリックします。
   「商品受注業務 実践その1の演習」がリスト表示されることを確認します。
2. 「商品受注業務 実践その1の演習」をクリックすると「商品受注業務 実践その1の演習」の実行プロセス画面がタスク「取引条件の確認」が選ばれた状態で表示されます。
3. 実行プロセス画面のタスクリストには、「担当ではありません」の記載があるタスクとないタスクがあり、「担当ではありません」の記載がないタスクが担当のタスクとなります。
   担当のタスクはログインユーザー毎に異なります。
   以下の3つの場合のログインを行い、担当タスクが異なることを確認してください。
   
   ＜ 営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーでログインしている場合 ＞
   「取引条件の確認」、「在庫確認を依頼」、「すべての取引条件の最終確認」、「受注確定の連絡」、「売上実績の入力」の5つが担当のタスクであることを確認します。
   
   ＜ 商品部Cさんに相当するユーザーでログインしている場合 ＞
   「在庫の確認」「出荷」の2つのタスクが担当のタスクであることを確認します。
   
   ＜ 営業D部長に相当するユーザーでログインしている場合 ＞
   「すべての取引条件の最終確認」「承認」の2つが担当のタスクであることを確認します。
   
   詳しくは、プロセス一覧を見るを参照してください。

タスクの表示

1. メインメニュー内の［タスク］をクリックします。
2. ［タスク］のサブメニューエリアに表示されるタスクの一覧は、ログインユーザー毎に異なります。
   以下の3つの場合のログインを行い、担当タスクが異なることを確認してください。
   
   ＜ 営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーでログインしている場合 ＞
   「取引条件の確認」、「在庫確認を依頼」、「すべての取引条件の最終確認」、「受注確定の連絡」、「売上実績の入力」の5つのタスクがリスト表示されることを確認します。
   
   ＜ 商品部Cさん、Bさんに相当するユーザーでログインしている場合 ＞
   「在庫の確認」「出荷」の2つのタスクがリスト表示されることを確認します。
   
   ＜ 営業D部長に相当するユーザーでログインしている場合 ＞
   「すべての取引条件の最終確認」「承認」の2つのタスクがリスト表示されることを確認します。
   
   詳しくは、タスク一覧を見るを参照してください。

5. プロセスとタスクの実行

手順

タスクを実行しプロセスを進捗させます。
詳しくはコンテンツの読み取りとフォームへの入力を参照してください。

業務設定例に沿って進める場合

10個のタスクを実行します。
タスク「出荷」と「売上実績の入力」以外は、上から順番に実施します。
「出荷」と「売上実績の入力」は同時並行が可能です。
操作の基本については、活用ガイド入門編を参照してください。

取引条件の確認

1. 営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーが行います。
2. タスクリストで「取引条件の確認」を選択します。
   タスク詳細の内容が「取引条件の確認」に切り替わることを確認します。
3. 確認できた事項にチェックを入れます。
4. ［完了］をクリックします。

在庫確認を依頼

1. 営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーが行います。
2. タスクリストで「在庫確認を依頼」を選択します。タスク詳細の内容が「在庫確認を依頼」に切り替わることを確認します。
3. ［To］の欄に送信先のメールアドレスを入力します。
   ※ 実際にメールが送信されますのでご注意ください。
4. ［メール本文］欄の可変部分〇〇を適宜書き換えます。
5. ［メールを送信］をクリックします。
6. ［完了］をクリックします。

在庫の確認

1. 商品部Cさんに相当するユーザーが行います。
2. タスクリストで「在庫の確認」を選択します。
   タスク詳細の内容が「在庫の確認」に切り替わることを確認します。
3. 項目選択「在庫を確認すること」で「在庫あり」または「在庫なし」のいずれかを選択します。
4. 項目選択「在庫を確認すること」で「在庫あり」を選んだ場合は「在庫引当の返信」タスクが表示されます。「在庫引当の返信」タスクに進んでください。「在庫なし」を選んだ場合は「仕入れ」タスクが表示されます。「仕入れ」タスクに進んでください。
5. ［完了］をクリックします。

在庫引当の返信

1. 商品部Cさんに相当するユーザーが行います。
2. タスク「在庫の確認」の項目選択「在庫を確認すること」で「在庫あり」を選んだ場合に表示されます。
3. タスクリストで「在庫引当の返信」を選択します。
   タスク詳細の内容が「在庫引当の返信」に切り替わることを確認します。
4. ［To］の欄に送信先のメールアドレスを入力します。
   ※ 実際にメールが送信されますのでご注意ください。
5. ［メール本文］欄の可変部分〇〇を適宜書き換えます。
6. ［メールを送信］をクリックします。
7. ［完了］をクリックします。

仕入れ

1. 商品部Cさんに相当するユーザーが行います。
2. タスク「在庫の確認」の項目選択「在庫を確認すること」で「在庫なし」を選んだ場合に表示されます。
3. タスクリストで「仕入れ」を選択します。
   タスク詳細の内容が「仕入れ」に切り替わることを確認します。
4. 「仕入れ先の連絡先」を参照し仕入れを手配します。
5. ［完了］をクリックします。
6. 確認の取れた仕入れ時確認事項にチェックを入れます。
7. ［完了］をクリックします。
8. ［To］の欄に送信先のメールアドレスを入力します。
   ※ 実際にメールが送信されますのでご注意ください。
9. ［メール本文］欄の可変部分〇〇を適宜書き換えます。
10. ［メールを送信］をクリックします。
11. ［完了］をクリックします。

すべての取引条件の最終確認

1. 営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーが行います。
2. タスクリストで「すべての取引条件の最終確認」を選択します。
   タスク詳細の内容が「すべての取引条件の最終確認」に切り替わることを確認します。
3. すべての取引条件の最終確認を行った場合はチェックを入れます。
4. ［完了］をクリックします。

＜ 営業部 D部長が差し戻した場合 ＞

1. ［完了］が取り消されています。
2. 差し戻しの際に営業部 D部長からコメントがある場合は確認を行います。詳しくは、コメント機能についてを参照してください。
3. 差戻し理由に対処しすべての取引条件の最終確認ができたら、再度［完了］をクリックします。

承認

1. 営業部D部長に相当するユーザーが行います。
2. タスクリストで「承認」を選択します。
   タスク詳細の内容が「承認」に切り替わることを確認します。
   
   ＜ 承認する場合 ＞
   「承認する」にチェックを入れ、［完了］をクリックします。
   
   ＜ 承認しない場合 ＞
   「承認する」にチェックを入れず、タスクリストで「すべての取引条件の最終確認」を選択し、［完了を取り消す］をクリックします。
   営業部Aさん、Bさんに承認しない理由や追加指示などがある場合は、コメント欄を使用してコメントを送ることができます。
   
   詳しくは、コメント機能についてを参照してください。

受注確定の連絡

1. 営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーが行います。
2. タスクリストで「受注確定の連絡」を選択します。
   タスク詳細の内容が「受注確定の連絡」に切り替わることを確認します。
3. ［To］の欄に送信先のメールアドレスを入力します。
   ※実際にメールが送信されますのでご注意ください。
4. ［メール本文］欄の可変部分〇〇を適宜書き換えます。
5. ［メールを送信］をクリックします。
6. ［完了］をクリックします。

出荷

1. 商品部Cさんに相当するユーザーが行います。
2. このタスクはタスク「売上実績の入力」と並行処理設定しているため、タスク「売上実績の入力」の完了前でも後でも実施できます。
3. タスクリストで「出荷」を選択します。
   タスク詳細の内容が「出荷」に切り替わることを確認します。
4. 確認できた事項にチェックを入れます。
5. ［完了］をクリックします。

売上実績の入力

1. 営業部Aさん、Bさんに相当するユーザーが行います。
2. このタスクはタスク「出荷」と並行処理設定しているため、タスク「出荷」の完了前でも後でも実施できます。
3. タスクリストで「売上実績の入力」を選択します。
   タスク詳細の内容が「売上実績の入力」に切り替わることを確認します。
4. 売上管理シートに売上実績を入力します。
5. 続けて［完了］をクリックします。

全てが完了したら、flowzooから心ばかりの祝福が・・・🎉