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活用ガイド入門編

活用ガイド入門編でできるようになること

活用ガイド入門編では、基本的な機能の説明と設定方法に絞り、テンプレートの作成からプロセスの実行の最初から最後までを説明しています。

活用ガイド入門編に沿って実際の操作を一通り体験することで、flowzooの基本を理解し、flowzooで解決できることが具体的にイメージできるようになります。

所要時間の目安は30分です。

活用ガイド入門編の活用の前に、flowzooをはじめるを一読することをおすすめします。

flowzooの5つの手順

次の5つの手順で進めるとflowzooでできることの基本が体験できます。
用語を確認する場合は主な用語についてを参照してください。

1. ライブラリの作成
2. テンプレートの作成と編集
3. テンプレートのプレビューとプロセスの開始
4. プロセスとタスクの表示
5. プロセスとタスクの実行

業務の設定例

活用ガイド入門編では、基本的な手順の説明に加え、実際の業務を想定した設定例を提供します。
設定例を活用することによりflowzooの理解を深めることが可能になります。

下図のオレンジ色で示した部分を業務設定例として用います。

下記の業務ケースについては、活用ガイド実践編で具体的な設定方法や操作方法について説明します。

活用ガイド実践編その1

• 条件分岐を設定する
  例）　在庫がない場合は仕入れを行う
• 担当者を割り当てる
  例）　受注と仕入れにそれぞれ別の担当者を割り当てる
• 並行処理を設定する
  例）　出荷の合間に売上実績を入力する
• 承認を行う
  例）　顧客に受注確定を連絡する前に上司が承認する

活用ガイド実践編その2

• スケジュールを設定して実行する
  例）　毎週決まった時間に仕入れを行う
• 所要期間を設定する
  例）　売上実績の入力を所定の期日までに完了する

1. ライブラリの作成

手順

テンプレートを分類管理するためのライブラリを作成します。
ライブラリを作成するを参照してください。

業務設定例に沿って進める場合

1. メインメニュー内の［テンプレート］をクリックします。
2. サブメニュー内の［ライブラリを作成］をクリックします。
3. ライブラリを作成の画面が表示されるので［ライブラリ名］に「営業部（テスト）」と入力します。
4. ［オーナー］がログインユーザーになっていることを確認します。
5. ［メンバー］は特に入力は必要ありません。
6. ［作成する］をクリックします。
7. 「営業部（テスト）」という名前のライブラリが作成され、サブメニューに表示されることを確認します。

1.ライブラリの作成の手順は以上です。
2.テンプレートの作成と編集に進んでください。

ライブラリを作成する権限

ライブラリとテンプレートに関する権限は、ライブラリを作成する権限、ライブラリ作成の際にライブラリに付与する権限、権限を付与したライブラリの下で作成したテンプレートに付与される権限、の3つで成り立っています。

活用ガイド入門編では、1つ目のライブラリを作成する権限について説明します。
ライブラリを作成する権限は、ワークスペース管理者、管理者、メンバーに割り当てられています。

2つ目のライブラリ作成の際にライブラリに付与する権限については、ライブラリの権限についてを参照してください。

3つ目のテンプレートに付与される権限については、テンプレートの権限についてを参照してください。

2. テンプレートの作成と編集

手順

1. 準備したライブラリの下にテンプレートを作成します。
   テンプレートを作成するを参照してください。
2. まとまりのある作業をタスクとして追加し設定します。
   タスクを追加するを参照してください。
3. いくつかのタスクにさらにまとまりがある場合は、セクションで区切りを入れます。
   セクションの追加は任意です。セクションを追加するを参照してください。
4. タスク内にコンテンツとフォームを追加し設定します。
   コンテンツやフォームを追加する、コンテンツやフォームの設定をするを参照してください。

業務設定例に沿って進める場合

1. テンプレートを作成します。

1. メインメニュー内の［テンプレート］をクリックします。
2. サブメニューに表示されているライブラリ「営業部（テスト）」をクリックします。
3. サブメニューエリアの上段にある［テンプレートを作成］をクリックします。
4. テンプレート作成の画面が表示されるので［テンプレート名］に「商品受注業務」と入力します。
5. ［ライブラリ］を確認します。
   ［タイプ］、［定休日設定］、［概要説明］、［ポイント］の設定や入力は必要ありません。
6. ［作成する］をクリックします。

テンプレート編集画面に切り替わることを確認します。

2. タスクリストに5つのタスクを入力します。

テンプレート編集画面のタスクリストで以下の操作を行います。
詳細はタスクを追加するを参照してください。

上から順にタスク名を下記のとおり入力します。

1. 取引条件の確認
2. 在庫の確認
3. 受注確定の連絡
4. 出荷
5. 売上実績の入力

エラーマークが表示されますが気にせず進めてください。後の手順で解消します。

3. タスクリストに2つのセクションを入力します。

テンプレート編集画面のタスクリストで以下の操作を行います。
詳しくは、セクションを追加するを参照してください。

• 1つ目のタスク「取引条件の確認」の前にセクションを追加し、名前を「受注確定まで」に設定します。
• 4つ目のタスク「出荷」の前にセクションを追加し、名前を「受注確定後」に設定します。

4. 挿入した5つのタスクに、コンテンツやフォームを追加し設定します。

テンプレート編集画面の編集メニューからタスク詳細にコンテンツやフォームを追加し設定します。
詳しくは、コンテンツやフォームを追加する、コンテンツやフォームの設定をするを参照してください。

　4-1. タスク「取引条件の確認」に対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから［サブタスク］を追加します。
2. サブタスク［サブタスクのメッセージを設定］に「下記の取引条件を確認すること」と入力します。
3. サブタスクの編集メニューにある［選択項目の設定］に下記の内容を入力します。
   顧客名は取引先リストに登録されているか
   商品は販売中か
   納期、納品場所に無理はないか
   支払い条件は当社規定とあっているか
   送料は先方負担になっているか
4. ［変更を確定］をクリックします。

　　取引条件は［選択項目の設定］の欄にまとめてコピー可能です。
　　詳しくはサブタスクを参照してください。

　4-2. タスク「在庫の確認」に対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから[サブタスク]を追加します。
2. サブタスクの［サブタスクのメッセージを設定］に「在庫を確認すること」と入力します。
3. サブタスクの編集メニューにある［選択項目の設定］に「在庫確認が完了」と入力し、［変更を確定］をクリックします。

　　詳しくはサブタスクを参照してください。

　4-3. タスク「受注確定の連絡」

1. 編集メニューから［メール送信フォーム］を追加します。
2. メール送信フォームの［メール送信フォームのメッセージを設定］に「注文主に受注確定のメールを送信すること」と入力します。
3. メール送信フォームの［件名］に「ご注文賜りました」と入力します。
4. メール送信フォームのメール本文の欄に
   株式会社〇〇
   〇〇様
   平素より大変お世話になっております。
   株式会社ABCD商会、営業部の鈴木〇〇です。
   このたびは、弊社の製品「〇〇」をご注文いただき、誠にありがとうございます。
   ご注文いただきました「〇〇」につきましては、本日出荷し、〇月〇日頃に納品の見込みです。
   ご不明な点、ご質問等ありましたら、お気軽にお申し付けください。
   今後ともどうぞよろしくお願いします。
   *************************
   株式会社ABCD商会
   営業部　鈴木〇〇
   住所　〇〇〇〇
   電話　〇〇〇〇
   携帯　〇〇〇〇
   e-mail　〇〇〇〇
   会社のURL　〇〇〇〇
   **************************
   と入力します。

　　メールのひな形はメールの本文欄にまとめてコピー可能です。
　　念の為、［テストメールの送信］を使ってテストメールで動作確認することをおすすめします。
　　メール送信フォームには、確定に相当するボタンがありませんが設定は保存されています。
　　詳しくはメール送信フォームを参照してください。

　4-4. タスク「出荷」に対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから［サブタスク］を追加します。
2. サブタスクの［サブタスクのメッセージを設定］に「出荷時に以下を確認すること」と入力します。
3. サブタスクの編集メニューにある［選択項目の設定］に
   領収書は同梱した
   配達日を確認したか
   着払いの発送か
   と入力し［変更を確定］をクリックします。

　　出荷時の確認事項は［選択項目の設定］の欄にまとめてコピー可能です。
　　詳しくはサブタスクを参照してください。

　4-5. タスク「売上実績の入力」に対して以下の設定を行います。

1. 編集メニューから［メッセージ］を追加します。
2. ［ここにメッセージを設定してください］に
   下記の売上実績シートに入力しましょう
   https://docs.google.com/spreadsheets/◯◯◯◯
   と入力します。
3. 入力した内容すべてをドラッグ選択した上で、［フレーム］をクリックし、青枠の［説明］を選択します。
4. 売上実績シートのURLのみドラッグ選択した上で、装飾バーにある［リンク］マークをクリックし、［Save］をクリックします。

　　詳しくはメッセージを参照してください。
　　売上実績シート（スプレッドシートやExcel）のURLはお客様にご準備いただきます。

テンプレートの作成と編集の手順は以上です。
3.テンプレートのプレビューとプロセスの開始に進んでください。

3. テンプレートのプレビューとプロセスの開始

手順

1. テンプレートのプレビューを行い、作成したテンプレートの出来栄えや動作を事前に確認します。
   テンプレートのプレビューについてはプレビューについてを参照してください。
2. テンプレートを実行します。
   テンプレートの実行についてはテンプレートを実行するを参照してください。
   活用ガイド入門編では、2つある実行の仕方のうち、［今すぐ実行する］を選択して実行してください。

業務設定例に沿って進める場合

1. テンプレート編集画面のタイトルバーにある［プレビュー］をクリックします。
   ※業務設定例の設定はありません。
2. テンプレート編集画面のタイトルバーに表示される［テンプレートを実行］をクリックします。
3. テンプレートの実行画面が表示されます。
4. ［プロセス名］に「商品受注業務の演習」と入力します。
5. ［プロセスオーナー］をクリックし表示されたユーザーからプロセスオーナーを選択します。
   最低でも1ユーザーの選択が必要です。
   ご自身のアドレスを選択してください。
   ［メンバー］、［タイムゾーン］、［完了期日］に設定や入力は必要ありません。
6. テンプレートの実行画面の［実行する］をクリックします。
7. 「商品受注業務の演習」の実行プロセス画面が表示されます。
8. 一旦、メインメニューの［ホーム］をクリックして、ホーム画面を表示させ、次の4.プロセスとタスクの表示に進んでください。

4. プロセスとタスクの表示

手順

1. プロセスの表示機能を使用して実行中プロセス画面を開きます。
2. タスクの表示機能を使用して実行中プロセス画面を開きます。

業務設定例に沿って進める場合

1. メインメニュー内の［プロセス］をクリックします。
   「商品受注業務の演習」がリスト表示されることを確認します。
   「商品受注業務の演習」をクリックすると「商品受注業務の演習」の実行プロセス画面がタスク「取引条件の確認」が選ばれた状態で表示されます。
   
   詳しくはプロセス一覧を見るを参照してください。
   
2. メインメニュー内の［タスク］をクリックします。
   「取引条件の確認」、「在庫の確認」、「受注確定の連絡」、「出荷」、「売上実績の入力」の5つのタスクがリスト表示されることを確認します。
   「取引条件の確認」をクリックすると「取引条件の確認」が選ばれた状態で「商品受注業務の演習」の実行プロセス画面が表示されます。
   
   詳しくはタスク一覧を見るを参照してください。

5. プロセスとタスクの実行

手順

タスクを実行しプロセスを進捗させます。
詳しくはコンテンツの読み取りとフォームへの入力を参照してください。

業務設定例に沿って進める場合

5つのタスクを実行します。

4. プロセスとタスクの表示の1.または2.の方法で「取引条件の確認」が選ばれた状態で「商品受注業務の演習」の実行プロセス画面に対し、下記の操作を行います。

まず、セクション「受注確定まで」の中の３つのタスク「取引条件の確認」、「在庫の確認」、「受注確定の連絡」を実行します。

取引条件の確認

1. タスクリストで「取引条件の確認」がハイライトされ、タスク詳細内に「取引条件の確認」の内容が表示されていることを確認します。
2. 確認の取れた取引条件にチェックを入れます。
3. 全てのチェックが完了したら［完了］をクリックします。

在庫の確認

1. タスクリストで「在庫の確認」を選択します。
   タスク詳細の内容が「在庫の確認」に切り替わることを確認します。
2. 在庫の確認が完了している場合はチェックを入れます。
3. 続けて［完了］をクリックします。

受注確定の連絡

1. タスクリストで「受注確定の連絡」を選択します。
   タスク詳細の内容が「受注確定の連絡」に切り替わることを確認します。
2. ［To］の欄に送信先のメールアドレスを入力します。
   ※ 実際にメールが送信されますのでご注意ください。
3. ［メール本文］欄の可変部分〇〇を適宜書き換えます。
4. ［メールを送信］をクリックします。
5. ［完了］をクリックします。

続いて、セクション「受注確定後」の中の２つのタスク「出荷」、「売上実績の入力」を実行します。

出荷

1. タスクリストで「出荷」を選択します。
   タスク詳細の内容が「出荷」に切り替わることを確認します。
2. 確認の取れている出荷時確認事項にチェックを入れます。
3. 続けて［完了］をクリックします。

売上実績の入力

1. タスクリストで「売上実績の入力」を選択します。
   タスク詳細の内容が「売上実績の入力」に切り替わることを確認します。
2. 売上管理シートに売上実績を入力します。
3. 続けて［完了］をクリックします。

全てが完了したら、flowzooから心ばかりの祝福が・・・🎉

次のステップに進むための活用ガイド

活用ガイド実践編その1

• 活用ガイド入門編で取り上げてないその他のコンテンツ、フォームの機能と設定方法について説明しています。
• 条件分岐、並行処理、特定のメンバーの割り当て、承認と差し戻しなどの設定方法について説明しています。

活用ガイド実践編その2

• スケジュールを設定して自動実行する、繰り返し処理するなどの設定方法について説明しています。
• 所要日数の設定方法について説明しています。