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活用ガイド実践編その2
活用ガイド実践編その2でできるようになること
活用ガイド実践編その2では、下記の機能について説明しています。
活用ガイド実践編その2に沿って実際の操作を一通り体験することで、より実践的な活用方法が具体的にイメージできるようになります。
所要時間の目安は10分です。
活用ガイド実践編その2の活用の前に、活用ガイド入門編、活用ガイド実践編その1を一読することをおすすめします。
繰り返し設定をして定期的にプロセスを実行する
例） 毎週決まった時間に仕入れを行う
flowzooの5つの手順
活用ガイド入門編、活用ガイド実践編その1と同様に次の5つの手順で進めます。
業務の設定例
活用ガイド実践編その2では、活用ガイド入門編、活用ガイド実践編その1と同様に基本的な手順の説明に加え、実際の業務を想定した設定例を提供します。
設定例を活用することによりflowzooの理解を深めることが可能になります。
下図のオレンジ色で示した部分を業務設定例として用います。
1. ライブラリの作成
手順
商品部のライブラリを作成します。
ライブラリの詳細は、ライブラリについてを参照してください。
業務設定例に沿って進める場合
- ホーム画面のメインメニューにある［テンプレート］をクリックします。
- サブメニュー［ライブラリを作成］をクリックします。
- ［ライブラリを作成］の画面が表示されるので［ライブラリ名］に「商品部（テスト）」と入力します。
- オーナーがログインユーザーになっていることを確認します。
- ［メンバー］は特に入力は必要ありません。
- ［作成する］をクリックします。
- 「商品部（テスト）」という名前のライブラリが作成され、サブメニューに表示されることを確認します。
2. テンプレートの作成と編集
手順
- 準備したライブラリの下にテンプレートを作成します。
テンプレートを作成するを参照してください。 - まとまりのある作業をタスクとして追加し設定します。
タスクを追加するを参照してください。 - タスクにまとまりがある場合は、セクションで区切りを入れます。
セクションの追加は任意です。
セクションを追加するを参照してください。 - タスク内にコンテンツとフォームを追加し設定します。
コンテンツやフォームを追加する、コンテンツやフォームの設定をするを参照してください。
業務設定例に沿って進める場合
- メインメニュー内の［テンプレート］をクリックします。
- サブメニューに表示されているライブラリ「商品部（テスト）」をクリックします。
- サブメニューエリアの上段にある［テンプレートを作成］をクリックします。
- ［テンプレートを作成］の画面が表示されるので［テンプレート名］に「定期仕入れ」と入力します。
- ［ライブラリ］を確認します。
［タイプ］、［定休日設定］、［概要説明］、［ポイント］の設定や入力は必要ありません。 - ［作成する］をクリックします。
テンプレート編集画面に切り替わることを確認します。 - テンプレート編集画面のタスクリストで、タスク名「定期仕入れタスク」を入力します。
詳しくは、タスクを追加するを参照してください。
エラーマークが表示されますが気にせず進めてください。次の手順で解消します。 - 編集メニューから［メッセージ］を挿入します。
- ［ここにメッセージを設定してください］の欄に
以下の手順で定期仕入れを行うこと
1.在庫を確認し仕入れ数を決定する
〇〇関連商品 〇〇個以下の場合〇〇個
△△関連商品 〇〇個以下の場合〇〇個
◇◇関連商品 〇〇個以下の場合〇〇個
2.仕入れ先に連絡し1.の数量の商品を仕入れ
〇〇関連商品 仕入れ先連絡先：000-0000-0000
△△関連商品 仕入れ先連絡先：000-0000-0000
◇◇関連商品 仕入れ先連絡先：000-0000-0000
と入力します。 - 続けて、編集メニューから［サブタスク］を追加します。
- サブタスクの［サブタスクのメッセージを設定］に「定期仕入れ時確認事項」と入力します。
- サブタスクの編集メニューにある［選択項目の設定］に
在庫を確認済み
仕入れ数量確認済み
納期確認済み
と入力し、［変更を確定］をクリックします。
3. テンプレートのプレビューとプロセスの開始
手順
- テンプレートのプレビューを行い、作成したテンプレートの出来栄えや動作を事前に確認します。
テンプレートのプレビューについてはプレビューについてを参照してください。 - テンプレートを実行します。
テンプレートの実行についてはテンプレートを実行するを参照してください。
活用ガイド実践編その2では、2つある実行の仕方のうち、［スケジュールを設定して実行する］を選択して実行してください。
業務設定例に沿って進める場合
- テンプレート編集画面のタイトルバーにある［プレビュー］をクリックします。
- テンプレート編集画面のタイトルバーに表示される［テンプレートを実行］をクリックします。
テンプレートの実行画面が表示されます。 - ［スケジュールを設定して実行する］を選択します。
- ［プロセス名］に「毎週金曜日15時 定期仕入れ」と入力します。
- ［プロセスオーナー］をクリックし、表示されたユーザーからオーナーを選択します。
最低でも1ユーザーの選択が必要です。
ご自身のアドレスを選択してください。 - ［メンバー］には、メンバーのプルダウンリストから商品担当Cさんに相当するユーザーを選択します。
プロセスオーナーを設定しているユーザーは［メンバー］に表示されません。 - ［タイムゾーン］、［プロセス期日］に設定は必要ありません。
- ［繰り返し開始日時］をプルダウン表示し、カレンダーに、最初に自動開始する日時（直近の金曜日の15時）を設定します。
- ［繰り返し間隔］の数字欄に「1」を入力しプルダウンから［週間ごと］を選択します。
- ［繰り返す曜日］については［金］だけ選択します。
- ［繰り返し終了］については［期日なし］を選択します。
- テンプレートの実行画面の［実行する］をクリックします。
- 実行したテンプレートが［繰り返し］に登録されていることを確認します。
- メインメニューの［プロセス］、サブメニューの［繰り返し］に「毎週金曜日15時 定期仕入れ」が表示されることを確認します。
- メインメニューの［ホーム］をクリックして、ホーム画面を表示させ、次の4.プロセスとタスクの表示に進んでください。
4. プロセスとタスクの表示
手順
メインメニューの［プロセス］、サブメニューの［繰り返し］にスケジュールを設定して実行したプロセスが表示されることを確認します。
業務設定例に沿って進める場合
メインメニューの［プロセス］、サブメニューの［繰り返し］に「毎週金曜日15時 定期仕入れ」が表示され、繰り返し設定に「毎週 金曜日 15:00」と表示されていることを確認します。
[実行中]や[完了]に表示されるタイミング
- 「毎週金曜日15時 定期仕入れ」プロセスの表示
- 毎週金曜日15:00を迎え、プロセスが完了するまでの間は、メインメニュー［プロセス］のサブメニュー［実行中］に表示されます。
- 毎週金曜日15:00を迎え、プロセスが完了した後は、メインメニュー［プロセス］のサブメニュー［完了］に表示されます。
- 「定期仕入れタスク」タスクの表示
- 毎週金曜日15:00を迎え、タスクが完了するまでの間は、メインメニュー［タスク］のサブメニュー[実行中]に表示されます。
- 毎週金曜日15:00を迎え、タスクが完了した後は、メインメニュー［タスク］のサブメニュー［完了］に表示されます。
- 繰り返しプロセスの設定を変更する場合は、繰り返しプロセスの設定を変更するを参照してください。
5. プロセスとタスクの実行
手順
タスクを実行しプロセスを進捗させます。
詳しくはコンテンツの読み取りとフォームへの入力を参照してください。
業務設定例に沿って進める場合
「毎週 金曜日 15:00」を迎えると「毎週金曜日15時 定期仕入れ」プロセスが自動的に実行されます。
- 商品部Cさんに相当するユーザーが行います。
- メインメニュー［プロセス］のサブメニュー［実行中］に表示される「毎週金曜日15時 定期仕入れ」のプロセス、または、メインメニュー［タスク］のサブメニュー［実行中］に表示される「定期仕入れタスク」をクリックします。
「定期仕入れタスク」の実行
- タスクリストで「定期仕入れタスク」を選択します。
タスク詳細の内容が「定期仕入れタスク」に切り替わることを確認します。 - 表示される定期仕入れの手順を読み込み、［完了］をクリックします。
- 確認できた定期仕入れ確認事項にチェックを入れます。
［完了］をクリックします。
全てが完了したら、flowzooから心ばかりの祝福が・・・🎉
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